Regulamin serwisu SimplerOne

1. Usługodawcą jest Grupa BIZNES POLSKA - Wnorowski i wspólnicy spółka jawna, ul. Kościelna 44, 18-200 Wysokie Mazowieckie, KRS 0000305115, NIP 7221504903, dalej „GBP” lub „Usługodawca”. Kontakt: kontakt@simplerone.pl, tel. 800 140 460 oraz adres siedziby wskazany powyżej.

2. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie. Umowa zawierana jest w języku polskim.

3. Serwis jest przeznaczony dla przedsiębiorców, osób prawnych, urzędów, instytucji i innych jednostek organizacyjnych prowadzących zakupy związane z ich działalnością. Nie jest kierowany do zakupów prywatnych konsumentów. Samo oświadczenie o zawodowym celu korzystania nie pozbawia osoby ochrony przysługującej jej na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

1. Serwis – system SimplerOne dostępny pod adresem simplerone.pl, obejmujący funkcje aktualnie udostępnione użytkownikom.

2. Usługobiorca – organizacja albo przedsiębiorca, w imieniu których zawierana jest umowa z GBP. Użytkownik – pełnoletnia osoba fizyczna upoważniona do korzystania z Serwisu w imieniu Usługobiorcy; przedsiębiorca może jednocześnie być Użytkownikiem.

3. Konto – dostęp do Serwisu przypisany Użytkownikowi i powiązany z Usługobiorcą. Treści – dane, opisy, dokumenty, załączniki, kontakty, oferty i inne materiały przekazywane do Serwisu lub w nim wytwarzane.

4. Wykonawca – potencjalny dostawca produktów lub usług, w tym podmiot składający ofertę. Zapytanie – dokument lub zestaw informacji przygotowany w celu pozyskania ofert. AI – funkcje sztucznej inteligencji wspomagające analizę danych i przygotowanie Treści.

1. Serwis umożliwia przygotowywanie i edycję Zapytań, uzupełnianie informacji przy pomocy AI oraz ich zapisywanie. W zakresie funkcji udostępnionych na danym Koncie obejmuje także wybór kontaktów Wykonawców, dystrybucję Zapytań, gromadzenie i porównywanie ofert, historię zmian oraz raporty z udostępnienia.

2. Korzystanie z funkcji objętych niniejszym Regulaminem jest bezpłatne. Usługobiorca ponosi własne koszty urządzeń i połączenia z Internetem. Utworzenie Konta nie uruchamia płatnego abonamentu ani obowiązku zakupu innych usług GBP.

3. Ewentualne usługi płatne wymagają odrębnej oferty określającej cenę i warunki oraz wyraźnego zamówienia. Samą zmianą Regulaminu GBP nie przekształci usługi bezpłatnej w odpłatną.

4. Limity techniczne, w tym wielkości załączników i liczby operacji AI, są przedstawiane przed wykonaniem operacji. Ich przekroczenie nie powoduje naliczenia opłaty. Nowe limity istotnie ograniczające korzystanie z usługi podlegają zasadom zmiany Regulaminu.

1. Korzystanie wymaga urządzenia z dostępem do Internetu, aktualnej przeglądarki obsługującej JavaScript i bezpieczne połączenie HTTPS, aktywnego adresu e-mail oraz umożliwienia stosowania niezbędnych mechanizmów sesyjnych. Dopuszczalne formaty i rozmiary załączników wskazuje formularz przed ich przesłaniem.

2. Użytkownik podaje prawdziwe dane wymagane w formularzu, w tym nazwę organizacji, imię i nazwisko oraz e-mail, ustanawia dane logowania, akceptuje Regulamin i wykonuje wskazane czynności aktywacyjne. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony z chwilą aktywacji Konta. GBP przesyła potwierdzenie oraz treść obowiązującego Regulaminu na e-mail Użytkownika w formie umożliwiającej zachowanie jej bez zmian.

3. Osoba zakładająca Konto powinna posiadać umocowanie do zawarcia umowy w imieniu Usługobiorcy, w tym przyjęcia zasad powierzenia danych. W razie uzasadnionych wątpliwości GBP może poprosić o potwierdzenie uprawnienia.

4. Zapoznanie się z Polityką prywatności nie jest zgodą marketingową. Marketing i opcjonalne cookies wymagają odrębnych wyborów, gdy przewidują to przepisy. Zgoda na marketing nie jest warunkiem Konta.

5. Dane logowania należy chronić. Nie wolno korzystać z cudzych uprawnień ani udostępniać Konta osobom nieupoważnionym. O podejrzeniu przejęcia Konta należy niezwłocznie powiadomić GBP. Odpowiedzialność za działania na Koncie ocenia się według zasad prawa, z uwzględnieniem przyczyn zdarzenia i obowiązków każdej strony.

1. Użytkownik korzysta z Serwisu zgodnie z prawem, swoim umocowaniem i przeznaczeniem usługi. Dba o aktualność danych i ma podstawę do przekazania Treści, w tym danych osób trzecich i materiałów chronionych prawami własności intelektualnej.

2. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, naruszanie praw i poufności osób trzecich, podszywanie się, wysyłanie nieuprawnionej komunikacji marketingowej, przesyłanie złośliwego oprogramowania, obchodzenie zabezpieczeń i limitów oraz zakłócanie działania Serwisu. Automatyzacja i masowe pobieranie danych wymagają uzgodnionego interfejsu lub uprzedniej zgody GBP, z poszanowaniem uprawnień wynikających z prawa.

3. Serwis nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO ani danych z art. 10 RODO. Należy usunąć takie dane z załączników przed ich przesłaniem. Informacje objęte tajemnicą mogą być przekazywane tylko w zakresie dopuszczonym prawem i zobowiązaniami Usługobiorcy.

4. Materiały robocze, oferty i prywatne kontakty pozostają niepubliczne, chyba że osoba uprawniona zleci ich udostępnienie. GBP nie włącza prywatnej bazy Usługobiorcy do własnej bazy ani nie wykorzystuje jej do własnego marketingu na podstawie samego przyjęcia Regulaminu.

1. Użytkownik jest informowany, że korzysta z AI. System może zadawać pytania, proponować wymagania, strukturę i kryteria oraz generować projekty dokumentów. Wyniki mogą zawierać błędy, pominięcia, nieaktualne informacje lub nieadekwatne postanowienia.

2. Przed wysłaniem lub publikacją Użytkownik weryfikuje opis przedmiotu zamówienia, parametry, terminy, kryteria, dane i zgodność dokumentu z właściwymi przepisami oraz procedurami swojej organizacji. AI wspiera pracę i nie zastępuje oceny prawnej, technicznej ani decyzji zamawiającego.

3. Serwis nie gwarantuje zgodności każdego dokumentu z Prawem zamówień publicznych, zasadą konkurencyjności, warunkami dofinansowania ani wewnętrznym regulaminem zakupów. Samo wygenerowanie lub rozesłanie Zapytania nie zastępuje publikacji w wymaganym prawem systemie ani innych obowiązkowych czynności.

4. Raport potwierdza jedynie zdarzenia rzeczywiście zarejestrowane w Serwisie. Oznaczenie wiadomości jako wysłanej nie stanowi dowodu zapoznania się z nią przez odbiorcę, chyba że odrębnie wykazano takie zdarzenie. GBP nie gwarantuje liczby, ceny lub jakości otrzymanych ofert ani wyboru wykonawcy.

5. Nie wykorzystuje się niezanonimizowanych Treści Usługobiorców do trenowania modeli ogólnego przeznaczenia. Przekazanie danych dostawcy AI ograniczone jest do wykonania usługi i zasad opisanych w Polityce prywatności oraz postanowieniach o powierzeniu. Postanowienia tego paragrafu nie wyłączają odpowiedzialności GBP za własne obowiązki.

1. Użytkownik zatwierdza treść Zapytania, załączniki oraz odbiorców lub kanały dystrybucji przed ich udostępnieniem. Zapisanie szkicu ani wygenerowanie dokumentu nie jest poleceniem publikacji. Publiczna publikacja i przekazanie do innych serwisów wymagają odrębnego, czytelnego wyboru takiej funkcji.

2. Komunikacja powinna dotyczyć rzeczywistej potrzeby zakupowej. Obecność adresu w bazie nie oznacza zgody na dowolną reklamę lub masową wysyłkę. Użytkownik nie może dołączać marketingu, do którego nie ma wymaganych zgód lub innej wymaganej podstawy.

3. Baza GBP ma charakter informacyjny. Pochodzenie wpisu z jawnego rejestru lub bazy nie oznacza potwierdzenia wypłacalności, uprawnień, jakości usług lub gotowości Wykonawcy do złożenia oferty. Jeśli Serwis oznacza wpis jako zweryfikowany, powinien wskazywać zakres i datę faktycznej weryfikacji. Usługobiorca samodzielnie ocenia Wykonawcę.

4. Kontakty dodane do prywatnej bazy są dostępne jedynie w zakresie nadanych uprawnień w organizacji. Usługobiorca odpowiada za podstawę ich wprowadzenia i kontaktu, a GBP za obowiązki wynikające z własnej roli w przetwarzaniu.

5. Wybór oferty i zawarcie umowy z Wykonawcą należą do Usługobiorcy. GBP nie jest stroną tej umowy, pełnomocnikiem stron ani gwarantem jej realizacji. Oferty nie są automatycznie udostępniane konkurującym Wykonawcom.

1. GBP świadczy usługę z należytą starannością, utrzymuje zabezpieczenia i usuwa wykryte nieprawidłowości. Niniejszy Regulamin nie ustanawia procentowej gwarancji dostępności ani odrębnego SLA.

2. Możliwe są przerwy związane z utrzymaniem, aktualizacją lub usuwaniem awarii. O planowanych pracach istotnie utrudniających korzystanie GBP informuje z wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe. Działania pilne, niezbędne do ochrony danych lub bezpieczeństwa, mogą być podjęte niezwłocznie.

3. Każda strona odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie własnych zobowiązań na zasadach prawa. Awaria podwykonawcy nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności GBP. Bezpłatny charakter usługi nie oznacza całkowitego wyłączenia odpowiedzialności.

4. W relacjach z Usługobiorcami niekorzystającymi w danej umowie z ochrony konsumenckiej wyłącza się odpowiedzialność GBP za utracone korzyści. Wyłączenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie, wskutek rażącego niedbalstwa ani odpowiedzialności, której prawo nie pozwala ograniczyć. Nie narusza praw osób, których dane dotyczą, w szczególności z art. 82 RODO.

5. Obowiązek weryfikacji wyników AI nie zwalnia GBP z odpowiedzialności za prawidłowe wykonanie usługi. Usługobiorca powinien zachować własne kopie dokumentów niezbędnych do prowadzenia i archiwizacji zakupów; Serwis nie przejmuje jego ustawowych obowiązków archiwizacyjnych.

1. Prawa do oprogramowania, interfejsu i baz Serwisu przysługują GBP albo odpowiednim licencjodawcom. Usługobiorca otrzymuje niewyłączne uprawnienie do korzystania z udostępnionych funkcji przez czas trwania umowy. Ograniczenia nie naruszają uprawnień bezwzględnie przyznanych przez prawo.

2. Usługobiorca zachowuje prawa do swoich Treści. W zakresie, w jakim przysługują mu stosowne prawa, zezwala GBP na ich utrwalanie, zwielokrotnianie w pamięci systemów, opracowanie techniczne i udostępnianie wyłącznie w zakresie koniecznym do wykonania zleconej usługi. Zezwolenie obejmuje niezbędnych podwykonawców, obowiązuje przez okres obsługi Treści i ich zgodnego z umową usunięcia oraz nie uprawnia do niezależnej od usługi sprzedaży Treści.

3. Usługobiorca może wykorzystywać, edytować i rozpowszechniać wyniki AI w swoich procesach zakupowych, także po zakończeniu umowy. GBP nie zastrzega wyłączności na te wyniki. Nie gwarantuje jednak, że każdy wynik stanowi utwór, podlega ochronie prawnoautorskiej lub jest unikalny. Prawa osób trzecich pozostają chronione.

1. Role GBP jako administratora określa Polityka prywatności. Poniższe postanowienia stanowią umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO w zakresie, w którym Usługobiorca jest administratorem, a GBP przetwarza dane na jego polecenie. Nie obejmują danych przetwarzanych przez GBP dla jego własnych, odrębnych celów.

2. Przedmiotem i celem powierzenia jest techniczna obsługa zakupów: przechowywanie i opracowanie dokumentów, analiza AI, zarządzanie kontaktami, wysyłka zatwierdzonych Zapytań, gromadzenie ofert, raportowanie, udostępnianie osobom uprawnionym oraz usuwanie danych. Przetwarzanie trwa przez okres umowy i czas niezbędny do zwrotu lub usunięcia danych na zasadach poniższych.

3. Powierzenie obejmuje zwykłe dane osobowe reprezentantów i pracowników Usługobiorcy, Wykonawców, przedsiębiorców jednoosobowych, osób kontaktowych i innych osób wskazanych w zgodnie z prawem przekazanej dokumentacji: imię i nazwisko, stanowisko, organizację, służbowe dane kontaktowe, identyfikatory działalności oraz informacje o udziale w zakupie. Nie obejmuje danych z art. 9 i 10 RODO. Usługobiorca ogranicza dane do koniecznego zakresu, zapewnia podstawę przetwarzania oraz spełnia obowiązki informacyjne.

4. GBP przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, obejmujące zaakceptowany Regulamin i operacje zlecane przez osoby uprawnione, także w zakresie transferów poza EOG. Jeżeli przetwarzania wymaga prawo UE lub państwa członkowskiego, GBP informuje o tym przed przetwarzaniem, chyba że prawo zabrania takiej informacji. GBP niezwłocznie sygnalizuje polecenie, które jego zdaniem narusza przepisy o ochronie danych.

5. GBP zobowiązuje do poufności osoby dopuszczone do danych i stosuje środki wymagane przez art. 32 RODO, w tym kontrolę i ograniczenie dostępu, bezpieczną transmisję, rozdzielenie uprawnień organizacji, kopie zapasowe, procedury przywracania dostępności, aktualizacje oraz regularne sprawdzanie skuteczności zabezpieczeń. Informacje o środkach udostępnia Usługobiorcy w zakresie potrzebnym do oceny zgodności, z ochroną tajemnic bezpieczeństwa.

6. Uwzględniając charakter przetwarzania, GBP pomaga Usługobiorcy realizować prawa osób oraz obowiązki z art. 32–36 RODO, w tym ocenę skutków i konsultacje z organem. O naruszeniu ochrony danych powierzonych informuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia; niepełne informacje uzupełnia sukcesywnie. Termin nie oznacza prawa do zwlekania ze zgłoszeniem.

7. Usługobiorca udziela ogólnej zgody na dalsze powierzenie podmiotom wyszczególnionym w aktualnym wykazie udostępnionym przed zawarciem umowy.

8. GBP informuje e-mailem o planowanym dodaniu lub zastąpieniu podmiotu przetwarzającego co najmniej 14 dni wcześniej. W tym terminie Usługobiorca może zgłosić uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych. Do jego rozstrzygnięcia dane tego Usługobiorcy nie są przekazywane nowemu podmiotowi; strony uzgadniają alternatywę, a jeśli jest niedostępna, Usługobiorca może zakończyć usługę i odebrać dane przed zmianą.

9. GBP nakłada na dalszych przetwarzających obowiązki ochrony danych co najmniej odpowiadające niniejszym postanowieniom i pozostaje odpowiedzialna wobec Usługobiorcy za wykonanie tych obowiązków. Transfery poza EOG wymagają odpowiedniej podstawy z rozdziału V RODO i pozostają w granicach udokumentowanych poleceń.

10. GBP udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz umożliwia audyty i inspekcje Usługobiorcy lub upoważnionego audytora. Termin i sposób audytu strony uzgadniają z uwzględnieniem bezpieczeństwa innych klientów; uzgodnienia nie mogą uniemożliwiać skutecznej kontroli, zwłaszcza w razie incydentu lub żądania organu.

1. Reklamację dotyczącą usługi można przesłać na kontakt@simplerone.pl albo na adres siedziby GBP. Należy opisać problem, podać dane umożliwiające odpowiedź oraz, jeśli to możliwe, datę zdarzenia i identyfikator Zapytania. Brak wszystkich informacji nie powoduje automatycznego odrzucenia reklamacji.

2. GBP rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi e-mailem lub na wskazany adres w ciągu 14 dni od jej otrzymania. Jeżeli potrzebne są wyjaśnienia, GBP zwraca się o nie niezwłocznie; nie uchyla to terminów i skutków przewidzianych bezwzględnie obowiązującymi przepisami.

3. Treść bezprawną lub naruszającą prawa można zgłosić pod tym samym adresem, wskazując jej lokalizację, uzasadnienie i informacje umożliwiające ocenę zgłoszenia oraz kontakt. GBP rozpatruje zgłoszenie rzetelnie i bez zbędnej zwłoki, a o wyniku informuje zgłaszającego, jeśli posiada jego dane kontaktowe.

4. GBP może ograniczyć widoczność Treści lub dostęp do funkcji w zakresie koniecznym do zapobieżenia naruszeniu. Osobę, której dotyczy ograniczenie, informuje o przyczynach, zakresie, czasie i możliwości zakwestionowania decyzji, chyba że zakazuje tego prawo. Można wystąpić o ponowne rozpatrzenie na kontakt@simplerone.pl; odpowiedź następuje w ciągu 14 dni. Nie ogranicza to dodatkowych praw wynikających z przepisów mających zastosowanie do Serwisu.

1. Usługobiorca może wypowiedzieć umowę w każdym czasie ze skutkiem natychmiastowym, korzystając z dostępnej funkcji lub wysyłając żądanie na adres kontaktowy. Usunięcie dostępu pojedynczego pracownika nie oznacza automatycznie usunięcia dokumentacji całej organizacji; wymagane jest uprawnienie do takiej decyzji.

2. Przed usunięciem Konta Usługobiorca może pobrać dokumenty lub zwrócić się o ich wydanie. GBP umożliwia odbiór danych przed usunięciem, a na żądanie natychmiastowego usunięcia pomija okres oczekiwania na odbiór, w granicach prawa. Retencja danych rozliczana jest odrębnie dla ról administratora i podmiotu przetwarzającego.

3. W przypadku naruszenia Regulaminu GBP zasadniczo wzywa do zaprzestania naruszeń, wyznaczając co najmniej 7 dni na usunięcie przyczyn. Bezskuteczny upływ terminu lub rażące naruszenie może prowadzić do wypowiedzenia umowy. Natychmiastowa, proporcjonalna blokada jest dopuszczalna, gdy wymaga jej prawo, realne zagrożenie bezpieczeństwa lub ochrona przed trwającym poważnym naruszeniem. GBP podaje uzasadnienie i umożliwia zakwestionowanie decyzji na zasadach paragrafu 11.

4. GBP może zakończyć świadczenie usługi z powodu trwałej likwidacji Serwisu, trwałej utraty niezbędnych uprawnień lub technicznej niemożności dalszego świadczenia, informując Usługobiorcę e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej i zapewniając możliwość odbioru danych. Krótszy termin jest dopuszczalny tylko w zakresie koniecznym z uwagi na wiążący obowiązek prawny lub pilne zagrożenie bezpieczeństwa.

12.6. Kontynuowanie korzystania z Platformy po wejściu w życie zmian Regulaminu oznacza ich akceptację.

1. Regulamin nie wyłącza ochrony konsumenta ani osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, lecz niemającą dla niej charakteru zawodowego, w zakresie przyznanym przez przepisy. Do pozostałych przedsiębiorców ustawowe konsumenckie prawo odstąpienia nie ma zastosowania; mogą oni jednak zrezygnować na zasadach paragrafu 12.

2. Osobie uprawnionej przysługuje 14 dni od zawarcia umowy na odstąpienie bez podania przyczyny, jeżeli ustawa o prawach konsumenta przewiduje to uprawnienie dla danej umowy. Wystarczy przed upływem terminu przesłać jednoznaczne oświadczenie e-mailem lub pocztą. Można użyć ustawowego formularza, ale nie jest to obowiązkowe. GBP potwierdza otrzymanie odstąpienia przesłanego elektronicznie; umowę traktuje się jako niezawartą. Usługa objęta Regulaminem jest bezpłatna, więc odstąpienie nie powoduje obowiązku zapłaty.

3. Przykładowe oświadczenie: „Do Grupa BIZNES POLSKA - Wnorowski i wspólnicy spółka jawna, ul. Kościelna 44, 18-200 Wysokie Mazowieckie, kontakt@simplerone.pl. Niniejszym odstępuję od umowy korzystania z SimplerOne zawartej dnia … . Imię i nazwisko, adres, e-mail Konta, data; podpis tylko w wersji papierowej”.

4. W zakresie, w jakim stosuje się przepisy o zgodności usługi cyfrowej z umową, GBP odpowiada na zasadach ustawowych, w tym za wymagane aktualizacje. Osobie uprawnionej przysługują odpowiednie roszczenia o doprowadzenie usługi do zgodności i odstąpienie, a przy świadczeniu odpłatnym także inne ustawowe środki, gdy zachodzą ich przesłanki. Postanowienia o odpowiedzialności i zmianach Regulaminu nie ograniczają tych praw.

5. Konsument może uzyskać pomoc miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów i skorzystać z dostępnych pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów. Informacje znajdują się na uokik.gov.pl. Po nierozwiązanej reklamacji GBP przekazuje wymagane prawem stanowisko w sprawie udziału w postępowaniu pozasądowym.